“ใบวางบิล” เป็นสิ่งคุ้นเคยของเหล่าบรรดาฟรีแลนซ์และเจ้าของธุรกิจเป็นอย่างดี เมื่อถึงเวลาที่คู่ค้าต้องชำระเงินค่าใช้จ่ายให้กับคุณ โดยจะมีรายละเอียดส่วนต่างๆ ที่สรุปยอดคงค้างทั้งหมดมาเป็นเรียบร้อย เพื่อให้ง่ายต่อการเบิกจ่ายและเป็นหลักฐานหากตกหล่นในเรื่องของข้อมูลสำคัญต่างๆ อาทิ ค่าสินค้า, ค่าบริการ และอื่นๆ เป็นต้น สำหรับวันนี้เราจะมาบอกถึงข้อมูลสำคัญของแบบฟอร์มใบวางบิล Invoice ควรมีอะไรบ้าง หากพร้อมแล้วกดเลื่อนลงมาดูได้เลย
ข้อมูลสำคัญในแบบฟอร์มใบวางบิล Invoice ควรมีอะไรบ้าง?
แบบฟอร์มใบวางบิล Invoice ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องใส่ให้ครบครันอย่างถูกต้อง พร้อมตรวจเช็กรายละเอียดต่างๆ ให้ดีอย่างถี่ถ้วน เพราะหากมีข้อมูลผิดพลาดหรือตกหล่น อาจจะส่งผลให้ขั้นตอนการเบิกจ่ายล่าช้าได้ ซึ่งมาดูกันว่าข้อมูลสำคัญมีอะไรบ้าง
- ข้อมูลของผู้ออกใบวางบิล – ต้องประกอบไปด้วย วันที่ออกเอกสาร, เลขที่ใบวางบิล, ที่อยู่บริษัท, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, เบอร์โทรศัพท์ติดต่อของบริษัท และลายเซ็นของผู้วางบิล
- ข้อมูลของลูกค้า – ในส่วนของข้อมูลของลูกค้าประกอบไปด้วย ชื่อ, ที่อยู่บริษัท, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, รายละเอียดของสินค้า และการให้บริการ, สรุปยอดทั้งหมดที่ต้องชำระ และวันที่กำหนดชำระเงิน
ซึ่งข้อมูลข้างต้นทั้งสองเป็นส่วนสำคัญที่ต้องอยู่ในแบบฟอร์มใบวางบิล Invoice ให้ครบทุกองค์ประกอบ เพื่อความเป็นมืออาชีพและทำเรื่องเบิกจ่ายได้อย่างตรงระยะเวลาที่กำหนด ก่อนที่จะนำใบวางบิลไปให้ทางลูกค้านั้น มีขั้นตอนดังต่อไปนี้
- สอบถามระยะเวลาการวางบิลและรับเช็คให้ชัดเจน เพื่อจะได้จัดเตรียมเอกสารและสรุปยอดค่าใช้จ่ายต่างๆ
- เตรียมแบบฟอร์มใบวางบิล Invoice พร้อมใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อสินค้า (หากมีควรแนบเข้าไปด้วย)
- ส่งเอกสารดังกล่าวไปยังผู้รับ โดยต้องมีลายเซ็นกำกับรับรองการวางบิลยืนยันเอาไว้ พร้อมเก็บเอกสารสำเนาไว้ที่ตัว 1 ชุด เพื่อเป็นหลักฐานและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
- หลังจากนั้นรอตามระยะเวลาและตามระบบของทางลูกค้าในการชำระเงิน
ข้อมูลข้างต้นเกี่ยวกับแบบฟอร์มใบวางบิล Invoice ที่ได้กล่าวไปข้างต้นนั้น หวังว่าจะเป็นประโยชน์ให้กับใครหลายคนเข้าใจไม่มากก็น้อย โดยเฉพาะฟรีแลนซ์หน้าใหม่และเจ้าของธุรกิจที่เพิ่งเริ่มทำ เพราะข้อมูลและเอกสารในส่วนนี้ถือเป็นสิ่งสำคัญที่มองข้ามไม่ได้เด็ดขาด เพื่อให้ระบบขั้นตอนในการทำเป็นไปได้อย่างราบรื่นตรงตามระยะเวลาที่กำหนด ที่สำคัญก่อนทำใบวางบิลขึ้นมาต้องไม่ลืมตรวจเช็กข้อมูลต่างๆ ให้เรียบร้อย ไม่ใช่เพียงแค่ข้อมูลผู้ออกใบวางบิลอย่างเดียว แต่รวมไปถึงข้อมูลของลูกค้า เพื่อลดความเสี่ยงข้อผิดพลาดและตกหล่นที่จะเกิดขึ้น ทั้งนี้เพื่อประโยชน์ของตัวคุณเองเป็นหลัก
