ในทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือใหญ่ ต่างก็จำเป็นต้องมีการใช้เอกสารในการดำเนินกิจการต่าง ๆ เอกสารเหล่านี้ถือเป็นทรัพย์สินที่มีค่าขององค์กร และเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องได้รับการจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ เพื่อให้สามารถค้นหาและนำมาใช้งานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ การจัดเก็บเอกสารที่ไม่เป็นระบบ อาจทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงาน สูญเสียเอกสารสำคัญ และส่งผลเสียต่อการดำเนินงานขององค์กรได้
ดังนั้น การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม และเพื่อช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น บทความนี้ได้รวบรวม 5 เคล็ดลับที่สามารถนำไปปรับใช้ได้จริง ดังนี้
-
กำหนดประเภทของเอกสารและจัดหมวดหมู่
ขั้นตอนแรกในการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ คือการกำหนดประเภทของเอกสารและจัดหมวดหมู่ให้ชัดเจน โดยสามารถแบ่งประเภทตามลักษณะของเอกสาร เช่น เอกสารทางการเงิน เอกสารสัญญา เอกสารบุคคล เอกสารการตลาด หรือแบ่งตามแผนกหรือโครงการที่เกี่ยวข้อง การจัดหมวดหมู่จะช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่ายขึ้น และยังช่วยในการจัดการเอกสารที่มีลักษณะเดียวกันไว้ด้วยกัน
-
ใช้อุปกรณ์จัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม
การเลือกใช้อุปกรณ์จัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับประเภทและปริมาณของเอกสาร เป็นอีกหนึ่งเคล็ดลับสำคัญในการจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบ อุปกรณ์จัดการเอกสารมีหลากหลายประเภท เช่น แฟ้ม ตู้เอกสาร ชั้นวางเอกสาร กล่องเก็บเอกสาร และระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การเลือกใช้อุปกรณ์ที่เหมาะสมจะช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บและรักษาสภาพของเอกสารให้คงอยู่ได้นานขึ้น
-
ติดป้ายกำกับและตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน
การติดป้ายกำกับและตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ควรติดป้ายกำกับที่แฟ้มเอกสาร กล่องเก็บเอกสาร หรือชั้นวางเอกสาร โดยระบุประเภทของเอกสาร วันที่ และข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ในกรณีของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ควรตั้งชื่อไฟล์ที่สื่อความหมายและระบุวันที่สร้างหรือแก้ไขเอกสาร เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและจัดเรียงลำดับ
-
สร้างระบบการจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร
การสร้างระบบการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐาน จะช่วยให้ทุกคนในองค์กรสามารถจัดเก็บและค้นหาเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบการจัดเก็บอาจรวมถึงการกำหนดตำแหน่งจัดเก็บเอกสารแต่ละประเภท การกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร และการกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาเอกสาร ระบบค้นคืนเอกสารอาจใช้การจัดทำดัชนี การสร้างฐานข้อมูล หรือการใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร
-
กำจัดเอกสารที่ไม่จำเป็น
การกำจัดเอกสารที่ไม่จำเป็นหรือหมดอายุการใช้งาน เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยลดปริมาณเอกสารและประหยัดพื้นที่จัดเก็บ ควรกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาเอกสารแต่ละประเภท และกำจัดเอกสารที่ไม่จำเป็นตามกำหนดเวลา การกำจัดเอกสารอาจทำได้โดยการทำลายเอกสาร หรือการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
การจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบ หาเมื่อไรก็เจอ เป็นสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญ การนำ 5 เคล็ดลับที่กล่าวมาข้างต้นไปปรับใช้ จะช่วยให้การจัดเก็บเอกสารเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะส่งผลดีต่อการดำเนินงานขององค์กรในระยะยาว
